Innovative Beschaffung im Vergaberecht: Effiziente Lösungen für die öffentliche Hand in Zeiten knapper Kassen

Kreative Lösungen im Vergaberecht: So meistern Kommunen die Herausforderung knapper Kassen

In Zeiten angespannter Haushaltslagen stehen Städte, Gemeinden und Kommunen unter immensem Spardruck. Für z.B. Behördenleiter, Stadtkämmerer und Verwaltungsleiter stellt sich zunehmend die Frage, wie trotz finanzieller Engpässe notwendige Beschaffungsprojekte und Vergabenverfahren durch Öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen oberhalb und unterhalb der Schwellenwerte bei entsprechenen Auftragswerten durchgeführt werden können.

Insbesondere im Bereich der IT-Beschaffung wird der Handlungsdruck durch den Fortschritt der Digitalisierung und die Notwendigkeit technologischer Zukunftssicherheit immer größer. Gleichzeitig erschweren Faktoren wie Fachkräftemangel, Nachbesetzungssperren und laufende Vergabeprojekte die Umsetzung.

Wie können also Kommunen und Behörden diesem Spannungsfeld wirksam begegnen?

Eine der vielversprechendsten Antworten liegt in innovativen Beschaffungsansätzen.

Update (Januar 2025): Möglichkeit der Vereinfachung und Beschleunigung von IT-Beschaffungen nun auch für Kommunen am Beispiel von Baden-Württemberg.

Die zum 1. Oktober 2024 erhöhten Wertgrenzen in Baden-Württemberg gelten seit dem Jahreswechsel auch für Kommunen, nachdem die entsprechend überarbeitete Verwaltungsvorschrift über die Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (VergabeVwV) am 30. Dezember 2025 veröffentlicht wurde.

Das sind gute Nachrichten für Kommunen, gerade auch im Bereich der IT-Beschaffung, denn so ist z.B. für Liefer- und Dienstleistungen im Unterschwellenbereich (UVgO) bis zu einer Wertgrenze von 221.000 Euro ohne weitere Voraussetzungen eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb und eine Verhandlungsvergabe möglich. Ein Direktauftrag ist nun sogar bis 100.000,00 Euro möglich, so dass z.B. zeitlich aufwändige Verhandlungen mit mehreren Bietern in der Praxis im Einzelfall entfallen können und dadurch eine schellere, effizientere und auch innovativere Beschaffung gerade im Bereich der IT-Vergabe möglich wird.

Auch wenn die Verfahren hier vereinfacht worden sind, müssen aber trotzdem noch die sonstigen Anforderungen an Ausschreibungen weiterhin berücksichtigt werden. Das gilt insbesondere für die Erstellung einer möglichst optimalen Leistungsbeschreibung im Bereich der IT-Beschaffung, damit die Kommunen, aber auch die sonstigen Landesbehörden und öffentlichen Stellen letztlich auch das für ihre IT-Umgebung bekommen, was sie für ihre IT-Infrastruktur benötigen, z.B. an Hardware, Software, Lizenzen oder auch Cloud-Leistungen etc.

Als Bestandteil des Vergabetransformationspakets ist die Erhöhung der Wertgrenzen, insbesondere für Direktaufträge ein zentraler Bestandteil für eine schnellere und effizientere Beschaffung, von u.a. auch IT-Leistungen. In diesem Zusammenhang setzen sowohl der der Bund, als auch einige Bundesländer auf deutlich höhere Wertgrenzen. Dabei reicht die Spanne von 15.000 EUR in Nordrhein-Westfalen oder dem Bund bis hin zu 100.000 EUR in Bayern oder auch die nun in Baden-Württemberg geltenden höheren Wertgrenzen.

Im Jahr 2025 dürften außerdem weitere strategische Aspekte im Rahmen der Beschaffung und damit auch der IT-Beschaffung, wie Nachhaltigkeit, Innovationen und soziale Kriterien zunehmend an Bedeutung gewinnen. Ebenso wie die Thematik der Resilienz der IT-Systeme, um widerstandsfähiger gegenüber z.B. Cyber-Attacken und IT-Angriffen zu werden und eine Diversivität beim Einkauf von IT-Dienstleistungen, d.h. insbesondere bei EVB-IT-Rahmenvereinbarungen auf mehrere IT-Dienstleister zu setzen, um Versorgungsengpässe zu vermeiden und öffentlichen Auftraggebern beim Betrieb von IT-Systemen mehr Flexibilität einzuräumen.

Herausforderungen der öffentlichen Hand bei der IT-Beschaffung

Die Digitalisierung stellt hohe Anforderungen an die öffentliche Verwaltung und Öffentliche Auftraggeber im Zusammenhang mit zu beschaffenden Leistungen im Rahmen der IT-Infrastruktur. Software und Hardware müssen nicht nur funktional, sondern auch zukunftsfähig sein. Der Ausfall kritischer IT-Infrastruktur ist keine Option, zumal Resilienz in Zeiten der Cyber-Bedrohungen immer wichtiger wird, während gleichzeitig die Mittel für öffentliche Auträge durch Haushaltssperren oder den Wegfall von Fördergeldern aber immer stärker begrenzt sind. Hinzu kommt der Druck, bereits laufende Vergabeverfahren in Zeiten von immer leereren Kassen trotzdem effizient und rechtssicher und vergaberechtskonform durchzuführen.

Die klassische Form der Beschaffung und Auftragsvergabe stößt hier immer öfter an ihre Grenzen.

Langwierige Ausschreibungsverfahren, finanzielle Engpässe,  mangelnde personelle Ressourcen und komplexe rechtliche Vorgaben und  eine Vielzahl von Vorschriften erschweren es immer öfter, zeitnah und kosteneffizient zu handeln.

Innovatives Beschaffungsmanagement kann in solchen Situationen den entscheidenden Unterschied machen. Dazu kann regelmäßig gerade auch eine Markterkundung im Vorfeld gehören, durch die sich der Öffentliche Auftraggeber vor der eigentlichen Öffentlichen Beschaffung und Vergabe einen ersten Marktüberblick verschaffen kann.

Lösungsansatz: Innovative Beschaffungsmethoden

Eine Möglichkeit, Effizienz und Kostenersparnis im Rahmen von Beschaffungen zu kombinieren, liegt in der Nutzung von vergaberechtlichen Ausnahmeregelungen und optimierten Vergabeverfahren  gerade auch im Rahmen der Verfahrensarten. Denn das Vergaberecht sieht mehr Möglichkeiten zur Beschaffung vor als nur den günstigsten Preis.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann die öffentliche Hand  im Oberschwellenbereich (GWB, VgV, VOB, BVB etc.) und Unterschwellenbereich (UVgO) von standardisierten Verfahren für den Einkauf von Leistungen abweichen, wie z.B. nur dem niedrigsten Preis als Kriterium, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Beispiele hierfür sind:

1. Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb: Wenn bestimmte IT-Lösungen aus infrastrukturellen oder urheberrechtlichen Gründen nur von einem Anbieter geliefert werden können, erlaubt das Vergaberecht in bestimmten Fällen eine Direktverhandlung. Dies reduziert nicht nur die Verfahrensdauer, sondern auch den administrativen Aufwand und damit auch die Kosten.
2. Rahmenverträge und dynamische Beschaffungssysteme: Diese Instrumente bieten Flexibilität bei wiederkehrenden Beschaffungen und können erhebliches Einsparungspotenzial bieten, gerade auch durch den im Jahr 2024 neu eingeführten EVB-IT-Rahmenvertrag bzw. der EVB-IT-Rahmenvereinbarung.
3. Innovationspartnerschaften: Sie ermöglichen es, je nach Beschaffungsziel, gemeinsam mit einem Unternehmen innovative Lösungen zu entwickeln, die spezifische Bedarfe der Verwaltung abdecken.

Beispiele innovativer Beschaffungsmöglichkeiten

Die öffentliche Hand kann insbesondere im Bereich der Digitalisierung von einer Vielzahl innovativer Beschaffungsmöglichkeiten profitieren, die nicht nur Kosten einsparen, sondern auch die Effizienz steigern. Dazu gehören beispielsiweise:

•  Zeiterfassungssysteme
• Software für Personalplanung
• Systeme für Personaleinsatzplanung
• Anwendungen und Systeme für Kindergärten, Kitas und Kindertagesstätten
• Entwicklung und Integration von Apps zur Stärkung der Bürgernähe, insbesondere im Rahmen der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG 2.0)
• Tools für modernes Bewerbermanagement
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI / Artificial Intelligence AI) in Verwaltungsprozessen
• Smart-Village-Initiativen
• Smart-City-Projekte
• Geförderte Projekte, z. B. im Bereich Bildung und Schulen
• Unterstützung von  Ämtern, wie z.B. Bauämtern, Verkehrsäntern, Ausländerämtern, Personenstand- und Passämtern durch spezialisierte digitale Anwendungen, wie z.B. Unterstützung bei der Einführung von digitalen Bauanträgen
• Softwarelösungen für die Betreuung und Verwaltung zur Personenunterbringung wie z.B. von Geflüchteten
• Allgemein die Transformation von Papierdokumenten zu digitalen Formaten, wie  z.B. Submissionsplattformen oder auch digitale Aktenführung etc.
•  IT-Sicherheitslösungen gemäß BSI-Grundschutz
• Cybersecurity-Lösungen zum Schutz sensibler Daten und Infrastrukturen
•  Gesundheitswesen: Beschaffung von Software z.B. in Krankenhäusern zur Effizienzsteigerung
• Beschaffung von Gesundheitsmanagement-Software, also Softwarelösungen für das Gesundheitsmanagement, für Krankenkassen, Träger der gesetzlichen Unfallversicherung, Berufsgenossenschaften usw.
• Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen
• Verlängerung bestehender Softwarelizenzen und hier insbesondere die Prüfung bestehender Lizenzen bei z.B. massiver Erhöhung der Lizenzkosten durch durch den Anbieter
•  Lizenzmanagement
• Nachhaltigkeitsaspekte
• Einkauf von Leistungen und Anwendungen im Softwarebereich
•  Umsetzung von Standards und Rechtsvorgaben zur IT-Compliance (z. B. KI-Verordnung, Cybersicherheitsstandards etc.)
• Maßnahmen zum Schutz von Mitarbeitern, wie Videoüberwachung in sensiblen Bereichen
• Unterstützung von Bediensteten und Mitarbeitern durch Betreuung von Bürgern mit Hilfe von IT-Anlagen
• Barrierefreie Technologien und Anwendungen gemäß dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz
• Projekte zur Digitalisierung des öffentlichen Sektors und Smart Government
• Plattformen für kollaborative Projektbearbeitung und interkommunale Zusammenarbeit
•  Modernisierung von Verwaltungsprozessen durch  innovative Softwarelösunge z.B. im Rahmen von Innovationspartnerschaften
• Einführung von dynamischen Beschaffungssystemen und Rahmenverträgen zur Flexibilisierung
• Nutzung von Ausnahmeregelungen im Vergabeverfahren, z. B. Verhandlungsverfahren ohne die Notwendigkeit der Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs
• Transformation von Projekten aus PDF-Formaten in digitale Systeme
• Maßnahmen zur Förderung der IT-Sicherheit, z. B. Schulungen und Awareness-Kampagnen
• Digitale Lösungen zur Effizienzsteigerung in Bildungseinrichtungen, beispielsweise für Schüllerinen und Schüler
• Videoüberwachungsanlagen für den Schutz von Bürgern und Mitarbeitern
• Optimierung der Rechteüberwachung (z. B. im Hinblick auf EU-Vorgaben wie die KI-Verordnung)
• Beschaffung von Technologien zur Erfüllung von BSI-Grundschutzstandards für Cloud-Anwendungen und Cloud-Anbieter (insbesondere Zertifizierung nach C5 (= BSI Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue) und der Kriterienkatalog C5
• Rechtsbeobachtung zur rechtzeitigen Vornahme von Beschaffungen im Hinblick auf EU-Vorgaben (z. B. KI-Verordnung oder Cybersicherheit)
• Umsetzung von Standards im Bereich IT-Sicherheit, insbesondere zur Schaffung und Umsetzung einer Cyber-Resillienz.

Barrierefreiheit und ihre Bedeutung für öffentliche Einrichtungen und Unternehmen

Für öffentliche Einrichtungen schon länger vorgeschrieben ist und ab dem 28. Juni 2025 auch für privatwirtschaftliche Unternehmen Pflicht ist die Einhaltung eder Barrierefreiheit, insbesondere bei der Gestaltung und dem Relaunch von Internetseiten der öffentlichen Hand und Apps der öffentlichen Hand, also insbesondere Behörden, Kommunen, wie z.B. auch bei Bürgermeisterämtern oder Verkehrs- und Verwaltungsbehörden. Auch dies ist bei der Auswahl von Bietern und damit im Rahmen von Ausschreibungen teilnehmenden Unternehmen zu berücksichtigen, ebenso wie z.B. die Nachhaltigkeit der Beschaffung.

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) fordert, dass sowohl Produkte als auch Dienstleistungen barrierefrei gestaltet sein müssen.

Für die öffentliche Hand bedeutet dies, dass:

• Hardwaresysteme für Verbraucher: wie z. B. Computer mit Betriebssystemen barrierefrei sein müssen.
• Selbstbedienungsterminals und sonstige Terminals: wie Geldautomaten oder Check-in-Automaten den Anforderungen der Barrierefreiheit entsprechen müssen.
• Verbraucherendgeräte: wie Mobiltelefone oder interaktive Fernseher barrierefrei gestaltet sein müssen.
• Webseiten, Apps und elektronische Ticketdienste: den barrierefreien Zugang gewährleisten müssen.

Wichtig ist dabei unter anderem die Verpflichtung, in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu beschreiben, wie die Dienstleistung die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllt.

Ein Verstoß kann Bußgelder  und wettbewerbsrechtliche Abmahnungen nach sich ziehen.

Darüber hinaus können Verbraucher, Behindertenverbände und Mitbewerber Verstöße zur Anzeige bringen, wodurch Rückrufaktionen, Schadenersatzforderungen und Bußgelder drohen.

Auch solche Szenarien sollten daher im Rahmen von Ausschreibungen und Vergabeprojekten bedacht werden. Daher sollte die Vertragsgestaltung entsprechend vorgenommen werden, beispielsweise durch Ergänzungen im jeweiligen EVB-IT-Vertrag oder durch die Aufnahme von Optionen oder sonstigen Regelungen. Dadurch kann gewährleistet werden, dass die Öffentliche Hand bzw. die beschaffende Stelle ein optimales Ziel im Rahmen der Beschaffung erreicht und für die Laufzeit und Zukunft optimal abgesichert ist und flexibel auf Veränderungen reagieren kann.

Red Flag Due Diligence vs. Full Scope Due Diligence: Fehler vermeiden und Ausschreibungen optimieren

Eine häufig unterschätzte Herausforderung bei Beschaffungen ist die Sorgfaltspflicht, insbesondere bei der Erstellung vergaberechtskonformer Dokumentationen und der optimalen Ausgestaltung von Vergaben.

Um sicherzustellen, dass im Vergabeprojekt und Beschaffungsprozess möglichst viele bzw. überhaupt Angebote von Bietern eingehen und eine Ausschreibung nicht durch formale Fehler zu einem „Deal-Killer“ wird, ist eine umfassende oder gezielte Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben entscheidend.

Dies gilt besonders für die:

• Ausgestaltung der Vergabeunterlagen: Fehlervermeidung hilft hier, Kosten und Personalaufwand zu reduzieren.
• Beantwortung von Bieterfragen: Klarheit und Rechtssicherheit bei der Kommunikation hilft hier ebenfalls, den Ausschreibungsprozess zu optimieren. Ziel einer optimalen Ausschreibung sollte allerdings sein, die Vergabeunterlagen so klar und eindeutig zu gestalten, dass diese aus sich selbst heraus erklärend und verständlich sind, so dass es bereits nicht zu Bieterfragen kommt. Dadurch wird auch das Risiko von Rügen und damit auch von rechtlichen Streitigkeiten vermieden. Auch dies vermeidet letztlich Kosten und Zeitverluste, beispielsweise, wenn eine fehlerhafte Ausschreibung aufgehoben oder wiederholt werden muss. Daher sollten formale Fehler schon vorn vornherein im Rahmen der Ausschreibung vermieden werden und die Vergabeunterlagen klar und eindeutig konzipiert werden.
• Passende Vertragsgestaltung und Vertragswahl: Maßgeschneiderte Lösungen für die jeweilige Beschaffung. Die Auswahl des für die jeweilige Beschaffung passenden Vertragswerkes und die auf das Beschaffungsziel optimale Vertragsgestaltung ist wichtig, weil z.B. bei IT-Beschaffungen der jeweilige EVB-IT-Vertrag  regelmäßig schon Teil der Vergabeunterlagen sein sollte, damit Bieter Kenntnis vom Vertrag schon vor dem Zuschlag erhalten. Dies vermeidete rechtliche Problematiken und evtl.  Nachverhaltung, die unter Umständen auch kostenintensiv sein können. Auch die richtige Ausgestaltung der Vergabeunterlagen und ein vergaberechtskonformer Vergabeprozess kann daher Zeit, Geld und personellen Aufwand sparen.

Klar ist: Auch das Jahr 2025 wird finanziell herausfordernd.

Mit weniger Finanzmitteln und unter Druck, beispielsweise auch EU-Fördermittel effizient zu nutzen, wird die Suche nach Einsparpotenzialen bei Beschaffungen, Ausschreibungen und Vergaben zukünftig noch wichtiger.

Unterstützung durch BTL Rechtsanwälte

Hier können wir als BTL Rechtsanwälte bundesweit helfen.

Durch externe Unterstützung bieten wir u.a.:

• Effizienzsteigerung bei Vergabeprojekten durch Nutzung von Ausnahmeregelungen.
• Vergaberechtskonforme Dokumentation und Nachweise für die Rechts- und Fachaufsicht der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde.
• Optimierung und Beschleunigung von Ausschreibungen und Beschaffungsaufträgen.
• Möglichst optimale Erreichung der Beschaffungsziel mit möglichst minimalem personellen und finanziellen Einsatz auf Seiten der öffentlichen Hand durch Optimierung der Abläufe und Vergabeunterlagen.

Empfehlung daher:

Nutzen Sie die gesetzlichen Möglichkeiten, die Ihnen das Vergaberecht bietet, um Zeit, Geld und Personaleinsatz zu sparen.

Schöpfen Sie das Potential des Vergaberechts und der Regelungen der UVgO, im Unterschwellenbereich und z.B. der VgV und des GWB im Oberschwellenbereich optimal aus um Ihre Beschaffungen zu beschleunigen und  Ausschreibungen kostenminimiert durchzuführen.

Wir helfen Ihnen, optimale Entscheidungen in Vergabeprojekten zu treffen und innovative, vergaberechtskonforme Lösungen für Ihre Beschaffungen zu finden.

Fazit: Bringen Sie Sicherheit und Effizienz in Ihre Ausschreibungen

Die Herausforderungen der öffentlichen Hand bei der Öffentlichen Beschaffung und Vergabe , auch im Öffentlichen Dienst, in Zeiten leerer Kassen und knapper Ressourcen sind erheblich.

Dennoch bietet das Vergaberecht zahlreiche Möglichkeiten, durch innovative Ansätze Einsparpotenziale zu realisieren, Projekte zu beschleunigen und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verbessern.

Durch eine frühzeitige Planung, die sorgfältige Ausarbeitung vergaberechtskonformer Dokumentationen und den strategischen Einsatz von Ausnahmeregelungen lassen sich nicht nur Fehler vermeiden, sondern auch Kosten und Personalaufwand erheblich reduzieren.

Die Nutzung moderner Beschaffungsmethoden, wie  z.B. durch Verhandlungsverfahren, den Abschluss von Rahmenverträgen oder Innovationspartnerschaften, kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem problematischen Vergabeprojekt ausmachen und bares Geld im Projekt sparen.

Zusätzlich gilt es, neue gesetzliche Anforderungen wie die Barrierefreiheit gemäß dem BFSG, Gesichtspunkte der Nachhaltigkeit sowie weitere EU-Vorgaben frühzeitig zu berücksichtigen.

Der strategische Umgang mit vergaberechtskonformen Dokumentationen, die Beachtung wettbewerbsrechtlicher Vorgaben und eine fundierte Due Diligence können entscheidend dazu beitragen, rechtliche Risiken zu minimieren und Vergabeverfahren erfolgreich zu gestalten.

BTL Rechtsanwälte unterstützt u.a. Städte, Kommunen und Behörden sowie Einrichtungen , die dem Vergaberecht unterliegen, und insbesondere auch die Vergabestellen und Fachabteilungen, bundesweit dabei, diese Möglichkeiten optimal auszuschöpfen.

Unser Ziel ist es, Ihre Vergabeprojekte effizient, rechtssicher und nachhaltig zu gestalten.

Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, die sowohl Ihre finanziellen als auch personellen Ressourcen schonen und optimal im Beschaffungsprozess zu nutzen.

Nutzen Sie unsere Expertise, um insbesondere Ihre Verwaltungsabläufe zu optimieren, Vergaberügen oder rechtliche Streitigkeiten, Wiederholungen von Ausschreibungen oder auch die teilweise problematische Nachforderung von Unterlagen zu vermeiden und eine reibungslose Umsetzung Ihrer Beschaffungsprojekte zu gewährleisten.

Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihre Behörde, Stadt, Kommune oder sonstige Einrichtung der öffentlichen Hand auch in  personell und finanziell herausfordernden Zeiten durch die Möglichkeit von Beschaffungen handlungsfähig bleibt und innovative Lösungen erfolgreich umsetzt.

Kontaktieren Sie uns gerne für eine unverbindliche Erstberatung.

Gemeinsam lassen sich auch in Krisenzeiten Wege finden, um Ihre Vergabeprojekte zukunftssicher und effizient zu gestalten.

Wir können Sie bei der Gestaltung Ihrer Ausschreibung und Ihrem Beschaffungsprozess unterstützen und Sie so im Tagesgeschäft entlasten.

Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung – damit Ihre Projekte zum Erfolg werden.