Die EVB-IT Rahmenvereinbarung kommt und ist ab dem 25.09.2024 online abrufbar – ein Überblick
Am 19.06.2024 hat der deutsche IT-Planungsrat in seinem Beschluss 2024/32 die neu verhandelte EVB-IT Rahmenvereinbarung zur Kenntnis genommen und empfiehlt seinen Mittgliedern zukünftig deren Nutzung. Doch was bedeutet dies für Anwender konkret? Dieser Artikel soll zunächst einen Überblick zur bisherigen Thematik der Rahmenvereinbarungen geben und im Anschluss den Bogen zu der neuen Form der Rahmenvereinbarung EVB-IT spannen.
[Update vom 25.09.2024: Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung steht seit dem 25.09.2024 als Muster und JSON-Datei zur interaktiven Nutzung mit der Anwendung „EVB-IT digital“ nun hier zum Download bereit.]
Weitere Informationen zu EVB-IT und den Neuerungen lesen Sie hier:
Was sind Rahmenvereinbarungen
Rahmenvereinbarungen sind ein bewährtes Instrument im Vergaberecht, um öffentliche Auftragsvergaben flexibler und effizienter zu gestalten. Besonders in Bereichen, in denen die genaue Leistung oder der konkrete Bedarf noch nicht feststeht, bieten sie Auftraggebern die Möglichkeit, mehrere Einzelaufträge auf Grundlage einer vorab festgelegten Vereinbarung zu vergeben. Sie sind in § 103 Abs. 5 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) definiert und spielen eine zentrale Rolle in der Beschaffungspraxis. Dieser Artikel beleuchtet zunächst die rechtlichen Grundlagen, Vor- und Nachteile sowie die typischen Anwendungsfälle von Rahmenvereinbarungen im deutschen Vergaberecht und die aktuellen und zukünftigen gesetzlichen Entwicklungen.
Rechtsgrundlagen der Rahmenvereinbarung
Nach § 103 Abs. 5 GWB wird eine Rahmenvereinbarung als ein Vertrag zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen definiert. Die Hauptfunktion besteht darin, die Bedingungen für künftige öffentliche Aufträge festzulegen, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg vergeben werden sollen, ohne dass für jeden einzelnen Auftrag ein neues Vergabeverfahren notwendig ist. Dies betrifft insbesondere den Preis, jedoch auch andere Vertragsbestandteile, wie etwa den Leistungsgegenstand oder die Laufzeit.
Zweck und Funktion der Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarungen dienen dem Ziel, wiederkehrende Leistungen oder Lieferungen zu bündeln und so den Aufwand und die Kosten für die Durchführung von Einzelvergaben zu minimieren.
Sie sind insbesondere dann sinnvoll, wenn die Rahmenbedingungen der Leistung oder Lieferung bereits feststehen, aber die Details, wie etwa die konkrete Menge oder der Zeitpunkt der Lieferung, noch unklar sind.
Typische Anwendungsfälle sind neben Wartungs- oder Instandhaltungsarbeiten oder beispielsweise Lieferungen von Büromaterial, gerade auch der Bereich der IT-Beschaffung IT-Dienstleistungen, wie z.B. die Beschaffung von Software oder Hardware für die IT-Infrastruktur, wie beispielsweise Notebooks bzw. Laptops für die Verwaltung oder Schulen .
Durch den Abschluss einer Rahmenvereinbarung kann der Auftraggeber die Beschaffung flexibler gestalten, ohne jedes Mal den gesamten Vergabeprozess von Neuem aufrollen zu müssen. Dies erhöht die Effizienz und spart regelmäßig Zeit und Kosten. Es ist jedoch zu beachten, dass die Rahmenvereinbarung lediglich die grundsätzlichen Bedingungen festlegt und der konkrete Leistungsabruf erst durch Einzelaufträge erfolgt.
Gestaltung und Laufzeit der Rahmenvereinbarung
Die rechtlichen Anforderungen an die Gestaltung von Rahmenvereinbarungen sind klar geregelt. So müssen in der Vereinbarung wesentliche Bedingungen wie der Preis, der Leistungsumfang und die Laufzeit festgelegt werden. Besonders die Preisgestaltung bedarf besonderer Aufmerksamkeit, da sie häufig auf Schätzungen oder Prognosen basiert. In vielen Fällen werden Preisklauseln, etwa Preisgleitklauseln, verwendet, um Schwankungen im Marktpreis abzubilden.
Ein zentrales Merkmal ist die begrenzte Laufzeit. Gemäß den Regelungen im Vergaberecht darf eine Rahmenvereinbarung im Oberschwellenbereich in der Regel nicht länger als vier Jahre, im Unterschwellenbereich in der Regel nicht länger als 6 Jahre laufen, es sei denn, es liegen hinreichend begründete Ausnahmen vor. Dies dient dem Schutz des Wettbewerbs, da das System der Rahmenvereinbarung Einzelvergaben über einen längeren Zeitraum dem Wettbewerb entzieht.
Vergabe der Rahmenvereinbarung und Einzelabrufe
Für die Vergabe von Rahmenvereinbarungen gilt das allgemeine Vergabeverfahrensrecht gemäß § 21 VgV, bzw. § 15 UVgO. Der öffentliche Auftraggeber kann, wie auch bei klassischen Vergabeverfahren, zwischen unterschiedlichen Verfahrensarten wählen. Die Vergabe erfolgt regelmäßig entweder an ein einzelnes Unternehmen oder an mehrere Unternehmen, was je nach Ausgestaltung unterschiedliche Auswirkungen auf die anschließende Vergabe der Einzelaufträge hat.
Wurde die Rahmenvereinbarung nur mit einem Unternehmen abgeschlossen, können die Einzelabrufe direkt erfolgen, sofern alle Bedingungen bereits festgelegt sind. Andernfalls muss der Auftraggeber das Unternehmen auffordern, die offenen Punkte zu klären, bevor es zu einer Auftragsvergabe kommt.
Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen kann der Einzelauftrag entweder direkt an ein Unternehmen vergeben werden (sofern alle Bedingungen feststehen) oder es wird ein sogenannter „Miniwettbewerb“ durchgeführt. Im Miniwettbewerb haben alle Unternehmen, die Teil der Rahmenvereinbarung sind, die Möglichkeit, ein Angebot abzugeben, welches dann nach den festgelegten Kriterien bewertet wird.
Missbrauchsverbot und Grenzen der Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarungen dürfen nicht missbräuchlich eingesetzt werden. So ist es beispielsweise unzulässig, eine Rahmenvereinbarung zu nutzen, wenn die Leistung bereits abschließend beschrieben werden kann. In solchen Fällen ist das klassische Vergabeverfahren zu wählen. Ebenso ist es nicht erlaubt, eine Leistung in mehreren Rahmenvereinbarungen parallel zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung zur Marktsondierung einzusetzen.
Zusammenfassung der Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarungen bieten öffentlichen Auftraggebern ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz, insbesondere bei wiederkehrenden Leistungen oder Lieferungen. Sie ermöglichen es, die Vergabeprozesse zu verschlanken und den Aufwand für die Einzelvergaben zu minimieren. Dennoch ist eine sorgfältige und rechtssichere Ausgestaltung erforderlich, um Missbrauch zu verhindern und den Wettbewerb zu wahren.
Was sind EBV-IT
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind standardisierte Vertragswerke, die von der öffentlichen Verwaltung bei der Beschaffung von IT-Leistungen und -Produkten eingesetzt werden. Sie dienen dem Zweck, einheitliche und rechtssichere Verträge zu schaffen, die den speziellen Anforderungen der öffentlichen Hand gerecht werden. EVB-IT sind daher spezielle Standard-Verträge, spezielle für die IT-Beschaffung und für IT-Ausschreibungen. Die EVB-IT decken eine breite Palette an IT-Leistungen ab und bieten vor allem im Bereich von z.B. Individualsoftware, Hardware, IT-Dienstleistungen und Systemintegration eine praxiserprobte Grundlage für Verträge. EVB-IT dienen als Ergänzung zu den allgemeinen Vergabe und Vertragsbedingungen und enthalten im Vertragstext des jeweiligen EVB-IT-Vertrages und den jeweils dazugehörenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die die EVB-IT-Verträge ergänzen, spezielle Vertragsregelungen, auch aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Dazu gehören beispielsweise Regelungen zu Verzug, Vertragsrücktritt, der vereinbarten Vergütung oder Einmalvergütung, ebenso wie Mitwirkungspflichten der Vertragspartner oder auch Regelungen zum Schadensersatz.
Die EVB-IT (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik im Vergabewesen) sind also standardisierte Vertragsbedingungen, die speziell für die IT-Beschaffung im öffentlichen Sektor entwickelt wurden. Sie dienen als Ergänzung zu den allgemeinen Vergabe- und Vertragsbedingungen.
Die EVB-IT sind dabei speziell auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors zugeschnitten und umfassen sowohl für die IT-Beschaffung unter anderem Dienstleistungs- als auch Werkverträge. Sie helfen, den Aufwand bei der Vertragsgestaltung zu minimieren, da viele Klauseln bereits vorformuliert und den Besonderheiten des öffentlichen Vergaberechts angepasst sind. Durch die Standardisierung der Vertragswerke wird außerdem das Risiko von rechtlichen Streitigkeiten reduziert.
Für die Beschaffung von informationstechnischen Leistungen stehen Bund, Ländern und Kommunen verschiedene Musterverträge zur Verfügung, wozu insbesondere die EVB-IT-Verträge zählen. Dies stellt einen Teil der IT-Beschaffungsstrategie und der IT-Beschaffungsbündelung dar. Auch die Berücksichtigung Nachhaltigkeit wird gerade auch im Bereich von IT-Ausschreibungen zunehmend wichtiger.
Für den Bund steht dabei auch das Kaufhaus des Bundes (KdB) zur Verfügung, insbesondere um die Aufgaben des Einkaufs zu koordinieren und die Rahmenvereinbarungen des Bundes zu verwalten. Das Kaufhaus des Bundes ist die zentrale, elektronische Einkaufsplattform für Behörden und Einrichtungen auf Bundesebene, sowohl für die daran angeschlossenen Behörden, als auch für interessierte Unternehmen, die Rahmenverträge mit dem Bund abschließen können. sowohl für die angeschlossenen Behörden, als auch für interessierte Unternehmen.
Der Abschluss von Rahmenvereinbarungen hat dabei insbesondere die Kostensenkung beim Einkauf durch die Öffentliche Hand zum Ziel. Die öffentliche Verwaltung hat dadurch den Vorteil, dass auf einfachem Weg Waren und Dienstleistungen direkt online über die Plattform des Kaufhaus des Bundes (KdB) beim Lieferanten beziehungsweise Dienstleister bestellt werden können. Dazu schließt die Bundesrepublik Deutschland regelmäßig Rahmenvereinbarungen mit Unternehmen ab, um die Einkäufe der Bundesbehörden bedarfsgerecht und möglichst kostengünstig zu bündeln. Die Möglichkeit von einem Vertragsabschluss durch eine Rahmenvereinbarung mit der Bundesrepublik Deutschland zu profitieren, steht dabei jedem Unternehmen offen.
Produkte und Dienstleistungen, die aufgrund von speziellen Anforderungen, Größe oder Komplexität besonders beratungsintensiv sind, können dabei beim Kaufhaus des Bundes mittels sogenannter Dummy-Produkte durch den Bund und ihm angeschlossene Behörden bestellt werden. Die Bestellung kann auf Grundlage eines zuvor durch die Auftragnehmerin erstellten Kostenvorschlags oder durch einen vom Bedarfsträger ausgefüllten EVB-IT-Vertrag erfolgen, wobei im Einzelfall auch eine Einmalvergütung vereinbart werden kann. Dummy-Produkte werden als Katalog dargestellt und ermöglichen einen elektronischen Abruf unter Nutzung aller Vorteile, die das Kaufhaus des Bundes (KdB) bietet.
Rahmenvereinbarungen, ebenso wie auch die sonstigen EVB-IT-Vertragstypen, sind daher sowohl für den Bund, aber auch für Länder, Kommunen, Städte, Behörden und sonstige Teile der Öffentlichen Verwaltung in der Praxis relevant und stellen einen wichtigen Baustein für eine erfolgreiche IT-Beschaffung dar.
Zentrale EVB-IT Vertragstypen als Basis- und Systemverträge sind bisher im Wesentlichen:
EVB-IT Kauf (für den Kauf von Hardware und Standardsoftware),
EVB-IT Überlassung Typ A und B (für die zeitlich befristete Überlassung von Software), häufig kombiniert mit einem EVB-IT-Pflegevertrag)
EVB-IT Dienstleistung (für IT-Dienstleistungen ohne Werkcharakter),
EVB-IT Systemvertrag (für die Lieferung und Integration von IT-Systemen), insbesondere praxisrelevant ist insoweit der EVB-IT Systemlieferungsvertrag bei z.B. Lieferung von Hard- und Software (z.B. bei Terminals) oder im Bereich der IT-Infrastruktur (z.B. Lieferung und Inbetriebnahme von Servern etc.),
EVB-IT Erstellung (für die Entwicklung von individueller Software),
EVB-IT Instandhaltung (für Wartungs- und Pflegeverträge).
EVB-IT-Service
EVB-IT-Cloud Vertrag (als spezieller Vertragstyp für die Beschaffung von Cloud-Leistungen, insbesondere im Bereich der IT-Infrastruktur) und
Neu seit dem 25.09.2024: Der EVB-IT-Rahmenvertrag
Durch den neuen EVB-IT-Rahmenvertrag gibt es nun auch einen eigenständigen EVB-IT Rahmenvertrag, den die Öffentliche Hand und hierbei insbesondere die Vergabestelle als öffentlicher Auftraggeber als standardisierte Rahmenvereinbarung bei Ausschreibungen in einem interaktiven Format nutzen kann.
Die EVB-IT Rahmenvereinbarung
Die EVB-IT wurden seit dem 25. September 2024 um einen praxisrelevanten neuen standardisierten Vertragstypus ergänzt: Den EVB-IT Rahmenvertrag als eigenständiges standardisiertes Vertragsmuster. Dadurch wird insbesondere die IT-Beschaffung des Bundes in einem Rahmenvertrag zusammengefasst.
Ziel des EVB-IT Rahmenvertrages ist es, die Inhalte der bisherigen Rahmenverträge in gleicher Weise wie die übrigen EBV-IT Verträge in standardisierter, formularartiger Form anzubieten. So sollen die inhaltlichen Vorteile der der Rahmenverträge mit der gleichen Vereinheitlichung und Rechtssicherheit der übrigen EVB-IT Vertragstypen kombiniert werden.
Die EVB-IT Rahmenvereinbarung soll als standardisierter Vertrag, der es der öffentlichen Hand ermöglichen, IT-Leistungen oder -Lieferungen flexibel über einen festgelegten Zeitraum zu beschaffen, ohne jedes Mal ein neues Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Darin sollen die grundlegenden Vertragsbedingungen wie Preise, Laufzeiten und allgemeine Leistungsanforderungen im Vorfeld festgelegt werden, während die konkreten Einzelaufträge (Abrufe) erst nach Bedarf erteilt werden.
Typische Anwendungsfälle und Vorteile des EVB-IT Rahmenvertrages
Typische Anwendungsfälle für die EVB-IT Rahmenvereinbarung dürften im Bereich der IT-Beschaffung beispielsweise Ausschreibungen mit IT-Wartungsverträgen sein, bei denen regelmäßige Wartungsarbeiten für Hardware oder Software anfallen, oder die flexible Beschaffung von Softwarelizenzen, bei denen die genaue Anzahl der Lizenzen erst später festgelegt wird, werden. Auch projektbezogene IT-Dienstleistungen wie Schulungen, Beratung oder Support können über Rahmenvereinbarungen abgerufen werden. Weitere häufige Einsatzbereiche sind die schrittweise Beschaffung von IT-Hardware oder die Bereitstellung von Cloud-Diensten und IT-Infrastrukturen.
Zu den Vorteilen der EVB-IT Rahmenvereinbarung gehört die Flexibilität, Leistungen nach Bedarf und ohne erneutes Vergabeverfahren abzurufen.
Das kann regelmäßig Zeit sparen und reduziert den administrativen Aufwand, da die wesentlichen Bedingungen einmal festgelegt sind. Dadurch ergibt sich neben des geringeren personellen Aufwandes auch die Möglichkeit der Kosteneinsparung für die Öffentliche Hand als Auftraggeber. Für beide Parteien, also den Öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmer als bezuschlagten Bieter, bietet die Rahmenvereinbarung Planungssicherheit, da über den gesamten Vertragszeitraum klare Regelungen zu Preisen, Leistungen und Laufzeiten existieren.
Bei Rahmenvereinbarungen mit mehreren Auftragnehmern kann zudem ein sogenannter Miniwettbewerb durchgeführt werden, wodurch weiterhin der Wettbewerb unter den Vertragspartnern gewährleistet ist. Die Kostenkontrolle ist ebenfalls ein Vorteil, da vorab festgelegte Preise oder Preisgleitklauseln eine klare Budgetplanung ermöglichen. Darüber hinaus erlaubt die Rahmenvereinbarung eine flexible Skalierbarkeit, sodass der Auftraggeber schrittweise Leistungen in Anspruch nehmen kann, je nach dem tatsächlichen Bedarf.
Der aktuelle Stand und die weitere Entwicklung
Für den Einkauf von IT-Leistungen stehen den beschaffenden Stellen im Rahmen der IT-Beschaffung in Bund, Ländern, Kommunen sowie den Behörden und Vergabestellen die EVB-IT Vertragsmuster zur Verfügung, die über cio.bund.de abgerufen werden können.
Die EVB-IT sind ein anerkanntes Instrument für IT-Beschaffungen im öffentlichen Sektor. Dadurch wird im Rahmen der IT-Beschaffung ein Rückgriff auf standardisierte Vertragsregelungen insbesondere für die Vergabestellen und Fachbereiche ermöglicht. Dadurch, dass diese EVB-IT-Vertragsmuster vorab von den öffentlichen Stellen und der Privatwirtschaft als Kompromiss mit der Digitalwirtschaft verhandelt werden, wird die Akzeptanz am Markt bei Vergabeprojekten erhöht. Ziel ist es Prüfaufwände zu reduzieren.
Die bisherigen EVB-IT Vertragsmuster stehen – zumindest Stand 26.09.2024 – auch weiterhin, wie bisher gewohnt als Dokumente, zur Verfügung und sind hier abrufbar.
Aber Um den IT-Beschaffungsprozess zukunftsfähiger zu gestalten, digital zu unterstützen und signifikant zu vereinfachen, wurde die Anwendung EVB-IT digital entwickelt und kann nun bei der neuen die EVB-IT-Rahmenvereinbarung genutzt werden.
Insgesamt bietet die EVB-IT Rahmenvereinbarung eine effiziente und rechtssichere Lösung für die IT-Beschaffung im öffentlichen Sektor.
Eine als EVB-IT standardisierte vertragliche Rahmenvereinbarung ermöglicht es, auf wiederkehrende oder flexible Anforderungen schnell zu reagieren und gleichzeitig den Vergabeprozess zu vereinfachen.
Der EVB-IT Rahmenvertrag wurde von der zuständigen Stelle, dem deutschen IT-Planungsrat durch den Beschluss2024/32 vom 19.06.2024 zur Kenntnis genommen und ist seit dem 25.09.2024 auf der Website des CIO des Bundes veröffentlicht und abrufbar.
Neu ist, dass das im Webbrowser lokal ausführbare Open-Source-Legal-Tech-Tool EVB-IT digital nun die nutzerzentrierte Erstellung von IT Beschaffungsverträgen zur Nutzung in Bund, Ländern und Kommunen und damit auch Behörden unterstützt.
Die Nutzung des Tools kann auch auf Musterverträge für andere Warengruppen in der Beschaffung erweitert werden. Die EVB-IT digital ermöglichen es, Verträge teilautomatisiert zu erstellen. Dies kann zukünftig unter Umständen eine erhebliche Erleichterung im Rahmen von Ausschreibungen darstellen.
Das im Webbrowser lokal ausführbare Open-Source-Legal-Tech-Tool “EVB-IT digital” unterstützt die nutzerzentrierte Erstellung von IT Beschaffungsverträgen zur Nutzung in Bund, Ländern und Kommunen sowie Behörden. Die Nutzung des Tools kann auch auf Musterverträge für andere Warengruppen in der Beschaffung erweitert werden. Die EVB-IT digital ermöglichen es, Verträge teilautomatisiert zu erstellen. Dies kann zukünftig eine erhebliche Erleichterung im Rahmen von Ausschreibungen darstellen. Zur Nutzung von EVB-IT digital, können sich Öffentliche Auftraggeber dafür die auf der Homepage cio bund die Dateisammlung “Interaktiv.zip” herunterladen. Die neue EVB-IT Rahmenvereinbarung steht dabei ausschließlich in der interaktiven Anwendung EVB-IT digital zur Verfügung. Es können alle bisherigen EVB-IT Verträge – zumindest Stand 26.09.2024 – weiterhin textbasiert erstellt werden. Neu ist dabei auch, dass das Software-Tool “EVB-IT digital” der öffentlichen Hand und den Beschaffenden im Rahmen von Ausschreibungen die automatisierte Erstellung von Verträgen mittels einer nutzerorientierten Interviewtechnik ermöglicht. In einem intuitiv zu bedienenden Vertrags-Wizard werden dazu passende Verträge erstellt durch die automatisierte Kombination von standardisierten Regelungs- und Vertragselementen. Die Anwendung leistet damit einen konkreten Beitrag zur Verwaltungsdigitalisierung im Zusammenhang mit der der öffentlichen Beschaffung und legt den Grundstein für Smart-Contracting für Ausschreibungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung. Ziel ist es mit den EVB-IT digital langfristig die Ablösung von den dokumentorientierten Formularverträgen zu erreichen. Dadurch soll eine praxisgerechte Abbildung von komplexen Leistungen der Digitalwirtschaft erfolgen sowie Smart-Contracting und die Unterstützung von Open Government unterstützen. Trotzdem bleibt auch weiterhin eine rechtliche Unterstützung und rechtliche Überprüfung der digitalisier erstellten Vertragswerke sinnvoll, gerade bei Spezialfragen im Einzelfall, die sich gerade bei komplexeren IT-Vergabeprojekten ergeben können. Denn trotz des neuen Tools “EVB-IT digital” steht Smart-Contracting für Ausschreibungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung noch am Anfang und kann nur einen ersten Schritt zur Vereinfachung der Abbildung von Standardfällen im Rahmen der IT-Beschaffung darstellen.
Da es sich bei bei den EVB-IT Rahmenvereinbarungen, wie auch schon bei dem EVB-IT Cloud-Vertrag, um ein neues, weiteres Vertragswerk handelt, ist außerdem zu erwarten, dass sich in der praktischen Anwendung bei Vergabeverfahren eine Reihe von Fragen ergeben werden.
Die weitere zukünftige Umsetzung der vergaberechtlichen Ziele bleibt daher abzuwarten und spannend.
Für allgemeine und gerade auch speziellen Fragen rund um die EVB-IT Rahmenvereinbarung und auch die sonstigen EVB-IT-Verträge, insbesondere des EVB-IT-Cloud, stehen wir Ihnen mit kompetentem Rechtsrat gerne zur Verfügung.
Gerne unterstützen wir Sie in ihren digitalen Vergabeprojekten und IT-Ausschreibungen und in allen Fragen rund um die IT-Beschaffung.