Welche Vorteile bieten eForms als neuer Standard im europäischen Vergabeverfahren?
Was sind eForms?
eForms (elektronische Formulare) sind, um es vereinfacht in einem Satz zusammenzufassen, standardisierte digitale Formulare, die im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe verwendet werden. Sie sind der neue offene Standard der EU für die Übermittlung von Daten, die zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber auf Tenders Electronic Daily (TED) des Amts für Veröffentlichungen der EU verwendet werden müssen.
Diese Standardformulare ersetzt die alten formularbasierten Darstellungen durch eine rein technische Beschreibung der zu übermittelnden Informationen. eForms wurden von der Kommission mit der Zielsetzung entwickelt, den Prozess der öffentlichen Ausschreibungen und Vergaben zu vereinheitlichen und zu digitalisieren. So werden beispielsweise die wesentlichen Rahmenbedingungen in Datenfelder eingetragen, sodass sie standardisiert maschinenlesbar auswertbar sind. Ziel ist es, die Transparenz und Effizienz im Vergabeverfahren zu erhöhen sowie die Verwaltungskosten zu senken. Die Einführung von eForms ist Teil der digitalen Transformation des öffentlichen Beschaffungswesens und steht im Einklang mit den Zielen der EU-Richtlinien zur öffentlichen Auftragsvergabe (insbesondere Richtlinie 2014/24/EU und Richtlinie 2014/25/EU). Diese Richtlinie wurde auf nationaler Ebene im deutschen Recht durch eine Verordnung, der Vergabeverordnung, verkürzt VGV, umgesetzt.
Wann sind eForms verpflichtend zu verwenden?
Ab dem 25. Oktober 2023 sind eForms obligatorisch für die Übermittlung von Bekanntmachungen im Oberschwellenbereich. Der Oberschwellenbereich stellt im IT- Vergaberecht eine Wertgrenze dar, ab der eine Ausschreibung europaweit erfolgen muss. Diese Schwellenwerte werden alle 2 Jahre neu festgesetzt. Die aktuellen Grenzwerte gelten bis Ende 2024. Auf IT bezogene Ausschreibungen finden die allgemeinen Wertgrenzen für Lieferungen und Dienstleistungen Anwendung. Diese liegt aktuell bei einem Auftragswert von 221.000€ für Ausschreibungen der öffentlichen Hand, bzw bei einem Auftragswert von 143.000€ bei Ausschreibungen von obersten Bundesbehörden, den Bundesministerien, und oberen Bundesbehörden. Für Ausschreibungen von Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung gelten die Wertgrenzen der Sektorenverordnung (SektVO) ab einem Auftragswert von 431.000€. Es gibt keine Übergangsregelung, daher müssen ab diesem Datum alle Bekanntmachungen im Oberschwellenbereich im neuen eForms-DE Standard übermittelt werden. Rechtsgrundlage hierfür ist die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission.
Umsetzung von eForms in Deutschland
Die Implementierung von eForms in Deutschland erfolgt im Rahmen einer Bund-Länder-Kooperation und wird von der Föderalen IT-Kooperation und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KosIT) durchgeführt. Die nationalen Anpassungen werden im Rahmen der Fachdatenstandard-Komponente “eForms-DE” festgelegt. Bekanntmachungen werden zukünftig zentral über den Datenservice Öffentlicher Einkauf übermittelt. Dieser soll eine wichtige technische Übersetzungsfunktion von nationalen Spezifika auf europäische Belange erfüllen. Alternativ lässt sich auch über Vermittlungsdienste wie Cosinex auf diese Daten zugreifen.
Auftragsänderungen im eForms-Format
Mit der Einführung von eForms ist es nun möglich, Auftragsänderungen während der Vertragslaufzeit im Oberschwellenbereich zu erstellen und zu veröffentlichen. Diese Änderungen der Aufträge werden über separate Projekträume innerhalb des Moduls „Auftragsänderungen“ angelegt und von den zuständigen Vergabestellen veröffentlicht. Wichtig hierbei ist, dass Auftragsänderungen nur für Vergabeverfahren möglich sind, die nach dem 25. Oktober 2023 angelegt wurden – dem Stichtag, ab dem eForms obligatorisch sind.
Während der Erfassung von Auftragsänderungen durch die Auftraggeber werden die Daten aus der ursprünglichen Vergabebekanntmachung sowie aus gegebenenfalls früheren Auftragsänderungen automatisch übernommen. Da es sich bei den Auftragsänderungen um eigenständige eForms-Formulare handelt, können zusätzliche Pflichtangaben erforderlich sein, die zuvor in der ursprünglichen Vergabebekanntmachung nicht erfasst wurden. Diese Angaben werden vor Veröffentlichung validiert.
Nach der vollständigen Erfassung können die Bekanntmachungen über Auftragsänderungen über Plattformen wie den Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖE), dem Nationalen Bekanntmachungsservice (BKMS), oder andere Vergabeplattformen veröffentlicht werden. Die digitale Handhabung von Auftragsänderungen trägt somit erheblich zur Effizienz und Transparenz des Vergabeprozesses bei, da alle relevanten Änderungen nachvollziehbar dokumentiert und leicht zugänglich sind.
Bedeutung von eForms für Behörden
Die Verwendung von eForms ermöglicht es Behörden, den Prozess der Ausschreibung und Vergabe erheblich zu straffen. Durch die Standardisierung und Digitalisierung können administrative Aufgaben automatisiert werden, was den Zeit- und Kostenaufwand reduziert.
eForms tragen dazu bei, den Vergabeprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Alle relevanten Informationen sind in einem einheitlichen Format verfügbar, was die Überprüfung und Dokumentation erleichtert. Dies steht im Einklang mit den Anforderungen der EU-Richtlinien zur öffentlichen Auftragsvergabe.
Durch die Nutzung von eForms wird die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt. Die Formulare sind darauf ausgelegt, alle notwendigen Informationen gemäß den einschlägigen Vergaberechtsnormen zu erfassen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und gewährleistet, dass alle Vergabeverfahren den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
Bedeutung von eForms Für Teilnehmer des Vergabeverfahrens
eForms ermöglichen es Unternehmen, einfacher und schneller an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen. Die einheitlichen Formulare reduzieren den Aufwand, der sonst durch das Ausfüllen unterschiedlicher, teils komplexer Dokumente entsteht.
Durch die Standardisierung der Ausschreibungsdokumente wird ein fairer Wettbewerb gefördert. Alle Teilnehmer haben Zugang zu den gleichen Informationen und müssen dieselben Anforderungen erfüllen. Diese Regelung minimiert die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen und trägt zur Chancengleichheit bei.
Die klare und strukturierte Form der eForms hilft, Missverständnisse und Fehler bei der Abgabe von Angeboten zu vermeiden. Dies kann dazu beitragen, die Erfolgschancen der Teilnehmer zu erhöhen und gleichzeitig die Qualität der Angebote zu verbessern.
Fazit und Handlungsempfehlung
Die Einführung von eForms im öffentlichen Beschaffungswesen stellt einen bedeutenden Schritt hin zur Digitalisierung und Modernisierung dar. Für Behörden bedeuten sie eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung, während sie für die Teilnehmer des Vergabeverfahrens eine vereinfachte und fairere Teilnahme ermöglichen. Behörden, vor allem die zuständigen Beschaffungsämter, sollten sich intensiv mit den Möglichkeiten der eForms auseinandersetzen und deren Implementierung aktiv vorantreiben. Dies umfasst Schulungen für Mitarbeiter sowie die Anpassung interner Prozesse an die neuen digitalen Anforderungen. Teilnehmer am Vergabeverfahren sollten sich ebenfalls mit den neuen Formaten vertraut machen und sicherstellen, dass sie die entsprechenden technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen.